経費を節減するとは、単に支出を削ることではない

中小企業が利益を生むためには、売上を伸ばすことと同時に、経費を節減することが欠かせません。

しかし、「経費を節減する」と聞くと、多くの方はまず、広告費を減らす、備品を減らす、人件費を抑える、外注費を見直す、といった発想を持たれるかもしれません。

もちろん、それらも大切です。
しかし、これからの時代に本当に重要なのは、単に支出を削ることではありません。

重要なのは、利益を生まない仕事、重複している作業、紙を前提にした古い流れ、部門の間で何度も受け渡しされる業務を見直し、会社全体の仕事のやり方そのものを変えていくことです。

つまり、経費を節減するとは、我慢することではありません。
ムダなコストが発生し続ける構造を見直すことです。

従来のワークフローを、そのまま自動化しても十分ではない

デジタル化やDXというと、「今やっている仕事をコンピューターに置き換えること」と考えられがちです。

たとえば、紙の書類をPDFにする。
手書きを入力フォームに変える。
押印を電子承認に変える。
紙の台帳を表計算ソフトに変える。

こうした改善は、もちろん意味があります。
しかし、それだけでは本当の意味での経費節減にはつながらない場合があります。

なぜなら、仕事の流れそのものが古いままなら、ムダな確認、ムダな受け渡し、ムダな入力、ムダな管理は残り続けるからです。

従来の仕事の流れの中にあるムダを残したまま、その一部だけをデジタルにしても、会社全体の効率は大きく変わりません。

デジタル化は、単に今の仕事を便利にするためのものではありません。
仕事のやり方そのものを見直し、より少ない工程で、より正確に、より速く進む流れに組み替えるためのチャンスなのです。

紙をなくすことが目的ではなく、工程をなくすことが目的

たとえば、多くの企業では「紙をなくすこと」がデジタル化の目的のように語られることがあります。

もちろん、紙がなくなれば、印刷代、保管コスト、郵送費、管理の手間は減ります。
しかし、本当に重要なのは、紙そのものではありません。

問題は、紙を前提にして組まれてきた業務の流れです。

紙を使う業務では、次のようなことが起こりがちです。

誰かが書く。
別の誰かが確認する。
ハンコを押す。
別の部署に回す。
その部署でまた転記する。
別の帳票に書き直す。
保管する。
必要なときに探す。

この流れの中には、実は「本来なくてもいい仕事」がたくさん含まれています。

だからこそ、経費を節減するためには、
「紙をなくす」だけでは足りません。
その紙を前提に発生していた工程そのものをなくしていくことが必要です。

勤怠管理から給与支払いまでを見直す

この考え方を分かりやすく示す例が、勤怠管理から給与支払いまでの流れです。

従来のやり方では、まず従業員がタイムカードの機械にタイムカード用紙を入れ、出勤、休憩開始、休憩終了、退勤のたびに打刻します。1日に何度も機械の前に行き、紙に記録を残します。

締日になると、上司がそのタイムカードを確認し、押印します。
その後、人事部では従業員ごとの勤務時間を確認し、通常勤務の給与、時給、残業の超過勤務手当、深夜勤務の単価などを計算し、取りまとめた計算結果の表を作成します。
有給休暇の消化日数も計算し、勤務台帳に記載します。
そして、その紙を経理部へ渡します。

経理部では、その情報をもとに所得税や健康保険などの天引き額を計算し、給与明細書を発行します。
同時に給与台帳にも記載します。
さらに銀行に提出する振込依頼書という紙を作成します。
従業員は給与を受け取り、紙の給与明細書も受け取ります。

この流れを見ると、一見きちんと管理されているように見えます。
しかし実際には、非常に多くの工程があり、多くの人が関わり、多くの紙が発生しています。

タイムカードの用紙。
上司の確認と押印。
人事部での取りまとめ。
勤務台帳。
給与台帳。
給与明細書。
振込依頼書。
紙の受け渡し。
転記。
確認。
保管。

ここには、時間も手間もコストもかかっています。
しかも、工程が多いほど、入力ミスや計算ミス、転記漏れ、確認漏れも起こりやすくなります。

デジタル化すると、何が変わるのか

この流れを単純に「紙のまま電子化する」のではなく、仕事のやり方そのものを組み替えると、何が変わるのでしょうか。

まず、従業員の打刻はスマートフォンで行います。
これによって、タイムカードの用紙がなくなります。

上司には、部下の勤務時間がデータとしてまとめられて届きます。
上司はそのデータを確認し、問題がなければ承認し、問題があれば差し戻します。
ここで、ハンコはなくなります。

さらに、このデータは人事部であらためて取りまとめる必要がなく、そのまま経理部に連携されます。
つまり、人事部で行っていた勤務時間や有給休暇消化日数の取りまとめ作業が不要になります。
人事部が作成していた「取りまとめた計算結果の表」の紙もなくなります。

経理部では、そのデータをもとに、給与計算、天引き額の計算、給与明細書、給与台帳、振込依頼に必要な情報の作成までを自動化できます。
ここで、給与明細書、給与台帳、振込依頼書、勤務台帳という4種類の紙が不要になります。

従業員には給与が振り込まれ、給与明細書はメールやウェブ上で受け取れます。
ここでも紙がなくなります。

この変化の本質は、単なるペーパーレスではありません。

打刻の方法が変わった。
承認の方法が変わった。
部署間の受け渡しが変わった。
人事部の役割の一部が不要になった。
経理部の作業の一部が自動化された。
複数の帳票が消えた。

つまり、仕事の流れそのものが変わったのです。

経費が減るのは、紙代だけではない

このような見直しによって減るのは、紙代だけではありません。

タイムカード用紙の購入費。
印刷費。
保管コスト。
郵送や配布の手間。
上司の押印や確認の時間。
人事部の集計時間。
経理部の転記時間。
銀行向け書類の作成時間。
従業員への明細配布の手間。
書類を探す時間。
記入ミスや転記ミスの修正時間。

こうした「見えにくいコスト」がまとめて減っていきます。

経費というと、どうしてもお金そのものだけを見がちです。
しかし、企業の中には「時間のコスト」「確認のコスト」「移動のコスト」「待ち時間のコスト」「ミスを修正するコスト」が大量に存在しています。

経費節減で本当に重要なのは、こうした見えにくいコストの発生源を断つことです。

人がやるべき仕事と、仕組みに任せる仕事を分ける

このようなデジタル化によって、人の仕事がなくなるのではないかと不安に思われる方もいるかもしれません。

しかし、目的は人を不要にすることではありません。

重要なのは、人がやるべき仕事と、仕組みに任せるべき仕事を分けることです。

たとえば、勤務時間のデータを集める。
勤務実績を一覧にする。
給与明細書を作る。
振込データを作る。
帳票を作成する。

これらは、ルールに基づいて処理できる仕事です。
仕組みで行ったほうが速く、正確で、コストも低くなります。

一方で、

勤務の実態に問題がないかを見る。
例外的なケースに対応する。
制度を見直す。
より良い働き方を考える。
人材配置や評価を考える。

こうした仕事は、人が判断すべき仕事です。

デジタル化の目的は、人の仕事を奪うことではありません。
人を単純作業から解放し、より重要な判断や改善に力を使えるようにすることです。

「今ある仕事」を守るのではなく、「本当に必要な仕事」を残す

多くの企業では、「今までこのやり方でやってきたから」という理由で、仕事の流れが維持されています。

タイムカードは昔からこうだった。
承認にはハンコが必要だった。
人事部で集計するのが当たり前だった。
経理部が紙を作るのが普通だった。
明細書は紙で渡すものだった。

しかし、それらの仕事の中には、「昔は必要だったが、今は別のやり方ができる仕事」が多くあります。

経費を節減するためには、今ある仕事をそのまま守るのではなく、
本当に必要な仕事は何かを見極め、不要になった工程はなくしていく必要があります。

これは、単なる効率化ではありません。
会社の仕事を、時代に合わせて再設計することです。

こうした見直しは、どの業界にもある

ここでは勤怠管理から給与支払いまでの流れを例にしましたが、この考え方はあらゆる業界に当てはまります。

製造業であれば、受注票、作業指示書、検査表、出荷伝票、請求書の流れの中に、ムダな転記や紙の受け渡しが残っているかもしれません。

小売業であれば、仕入、在庫確認、値札、売上集計、日報、発注の流れの中に、二重入力や紙管理が残っているかもしれません。

飲食業であれば、予約、注文、配膳、会計、シフト管理、発注の流れの中に、手作業や連絡の重複が残っているかもしれません。

サービス業であれば、問い合わせ、見積、契約、提供、請求、入金確認の流れの中に、部門をまたいだムダな確認や書類作成があるかもしれません。

どの業界でも共通しているのは、
古いやり方を前提にした仕事の流れが、そのまま残っているということです。

そして、その流れを見直すことで、経費は大きく節減できる可能性があります。

小さな見直しが、大きな節減につながる

こうした話を聞くと、「大がかりなシステム導入が必要なのではないか」と感じるかもしれません。

しかし、最初からすべてを一気に変える必要はありません。

まずは、紙で回っている仕事を洗い出す。
誰が何回入力しているかを確認する。
どこで承認待ちが発生しているかを見る。
どの部署で同じ情報を持ち替えているかを確認する。
どの帳票が本当に必要なのかを見直す。

こうした小さな見直しから始めるだけでも、大きな変化につながります。

重要なのは、ツールを入れることそのものではありません。
自社の業務の中で、どの工程がムダなのか、どの紙が不要なのか、どの受け渡しがなくせるのかを考えることです。

仕事の再設計が、経費節減につながる

経費を節減するためには、
単に支出を削るだけではなく、仕事の流れそのものを見直す必要があります。

勤怠管理から給与支払いまでの流れであれば、
打刻、承認、集計、給与計算、帳票作成、銀行振込、明細配布までの全体を見直す。

製造業であれば、
受注から生産、検査、出荷、請求までの流れを見直す。

小売業であれば、
仕入から販売、在庫管理、会計、顧客対応までの流れを見直す。

飲食業であれば、
注文、配膳、会計、シフト、発注までの流れを見直す。

サービス業であれば、
問い合わせ、提案、契約、提供、請求、入金確認までの流れを見直す。

このように、業種ごとに異なるワークフローを整理し、必要なデジタル化を進め、必要な自動化を取り入れ、本当に必要な仕事だけが残る形へ組み替えていく。

それが、これからの経費節減に必要な考え方です。

経費を節減することは、会社を軽く、強くすること

これからの時代、経費を節減できる会社と、できない会社の差は、ますます大きくなっていきます。

同じ売上でも、ムダな工程が少ない会社のほうが利益を残せます。
同じ人数でも、仕事の流れが整理されている会社のほうが強くなります。
同じ仕事でも、紙と手作業に縛られていない会社のほうが、変化に対応しやすくなります。

経費を節減するとは、ただ我慢することではありません。
人を疲弊させることでもありません。
必要な投資まで止めることでもありません。

会社を軽くすること。
そして、会社を強くすること。

それが、本当の意味での経費節減です。

「今の仕事の流れにムダが多い気がする」
「紙や手作業が多すぎる」
「部署の間で同じような確認や入力を繰り返している」
「自動化できるところは自動化したい」
「でも、単に今の仕事をそのまま電子化するだけではなく、やり方そのものを見直したい」

そう感じている経営者の方は、ぜひ一度ご相談ください。

貴社が経費を節減し、より軽く、より強い会社へ進化していくために、どの業務を見直し、どの工程をなくし、どの仕組みを取り入れるべきか。まずは現状のワークフローを整理するところから、一緒に考えていきます。